Sonderregelung für Vereine während der Corona-Krise


Der Bundestag hat im Rahmen des „Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ Sonderregelung für verschiedene Verfahren während der Dauer der Corona-Krise getroffen. Dieses Gesetz soll im Folgenden zur Vereinfachung Covid-19-G genannt werden, da die offizielle Abkürzung GesRuACOVBikG doch als etwas umständlich erscheint.

Dieses Gesetz enthält auch wichtige Regelungen für das Vereinsleben während der Dauer der Covid-19-Pandemie.

1.
Da es während der Pandemie nicht problemlos möglich ist, Vorstandswahlen in einem Verein durchzuführen, sieht § 5 Abs. 1 Covid-19-G vor, dass Vorstandsmitglieder eines Vereins auch nach Ablauf ihrer Amtszeit bis zu ihrer Abberufung oder bis zur Bestellung eines Nachfolgers im Amt bleiben. Dies gilt unabhängig davon, ob die Satzung des Vereins eine entsprechende Regelung enthält. Hierdurch wird vermieden, dass Vorstandsmitglieder nach der Satzung des Vereins mit Ablauf ihrer Amtszeit als Vorstandsmitglieder ausscheiden und es Pandemie-bedingt jedoch zu keinen rechtzeitigen Neuwahlen kommt und der Verein damit führungslos wird. Die Vereine haben damit hinreichend Gelegenheit, anstehende Vorstandswahlen unter Berücksichtigung der besonderen Bedingungen der Covid-19-Pandemie vorzubereiten und durchzuführen.

2.
Der § 5 Abs. 2 Covid-19-G gibt den Vorständen der Vereine auch ohne entsprechende Satzungsregelung die Möglichkeit, virtuelle Mitgliederversammlungen durchzuführen. Damit betont das Gesetz, dass für die Durchführung solcher Versammlungen entgegen der früheren Rechtslage keine ausdrückliche Ermächtigung in der Satzung erforderlich ist. Hierbei ist zu beachten, dass das Vereinsrecht davon ausgeht, dass Versammlungen im Sinne von § 32 I 1 BGB Versammlungen sind, bei denen die Teilnehmer körperlich anwesend sind. Virtuelle Mitgliederversammlungen sind nach der früheren Regelung nur zulässig, wenn diese in der Satzung ausdrücklich ermöglicht werden. Das Covid-19-G erlaubt es den Vereinsvorständen nunmehr auch ohne Satzungsermächtigung virtuelle Mitgliederversammlungen, nämlich Mitgliederversammlungen ohne Anwesenheit der Teilnehmer am Versammlungsort, durchzuführen. Dabei betrifft diese Regelung sowohl ordentliche, als auch außerordentliche Mitgliederversammlungen.

Bei der Einladung zu einer solchen Versammlung muss der Vorstand überlegen, ob er eine reine Online-Versammlung durchführen will oder eine Art „Hybrid“-Versammlung, bei der ein Präsenztreffen vor Ort und ergänzend Online-Zuschaltungen erfolgen sollen. Im letztgenannten Fall muss der Vorstand berücksichtigen, ob in der Satzung ein bestimmter Versammlungsort vorgeschrieben ist. Dieser ist auch bei den sogenannten „Hybrid“-Versammlungen zu beachten. Für reine Online-Versammlungen gilt dies nicht, da die Teilnehmer nicht selbst vor Ort anwesend sind.

Bei der Einberufung muss der Vorstand sicherstellen, dass sämtliche Teilnehmer in die Lage versetzt werden, an der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation teilzunehmen. Diese Möglichkeiten gehen von der Telefon-Konferenz hin zu den Video-Konferenzen der verschiedenen Software-Anbietern, wie z. B. Microsoft-Teams, WebEx, GoToMeeting oder Zoom (datenschutzrechtlich sehr umstritten), um nur einige zu nennen. Bei der gewählten Form der Versammlung muss es den Mitgliedern ermöglicht werden, ihre Mitgliedsrechte im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben. Die Möglichkeit einer Differenzierung oder Begrenzung der Rechte der Mitglieder lässt nach unserer Auffassung § 5 Abs. 2 Nr. 1 Covid-19-G nicht zu. Damit muss letztlich technisch eine 2-Wege-Direktverbindung eingerichtet werden, die eine unmittelbare Kommunikation zwischen den Teilnehmern (auch untereinander) und der Versammlungsleitung ermöglicht.

Eine weitere Vereinfachung enthält § 5 Abs. 2 Nr. 2 Covid-19-G. Danach kann der Vorstand es den Vereinsmitgliedern ermöglichen, ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung schriftlich abzugeben. Damit müssen Vereinsmitglieder an den betreffenden Versammlungen nicht teilnehmen und können trotzdem zu bestimmten Anträgen ihre Stimmen abgeben. Zu beachten ist aber, dass dies „schriftlich“ erfolgen muss. Damit ist die strenge Schriftform gemeint, die in § 126 BGB geregelt ist. Es muss sich also um eine unterschriebene Erklärung der Stimmabgabe handeln, die, etwas plastisch ausgedrückt, auf Papier niedergeschrieben und unterschrieben sein muss. Diese schriftliche Stimmabgabe muss vor Durchführung der Mitgliederversammlung vorliegen. Der Vorstand ist gut beraten, bei Durchführung eines solchen Verfahrens klar zu regeln, bis wann die Stimmen, wo vorzuliegen haben. Darüber hinaus sollte er den Vereinsmitgliedern auch erklären, was mit schriftlicher Stimmabgabe gemeint ist. Insbesondere sollte er klarstellen, dass damit eine Stimmabgabe per E-Mail oder mittels eines beigefügten PDF-Dokumentes nicht möglich ist.

Schließlich vereinfacht § 5 Abs. 3 Covid-19-G Beschlüsse der Mitgliederversammlung im Umlaufverfahren. Danach ist ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder (also auch ohne Online-Versammlung) gültig, wenn alle mit Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen in Textform abgegeben haben und der Beschluss dann mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde. Es geht also um eine Beschlussfassung ohne Versammlung. Es müssen sämtliche Vereinsmitglieder beteiligt werden. Der Vorstand muss den Vereinsmitgliedern den Beschlusstext rechtzeitig zur Verfügung stellen und mitteilen, bis wann die Vereinsmitglieder, „wo“ ihre Stimmen abgeben müssen. Dabei reicht es beim Beschuss im Umlaufverfahren aus, wenn die Stimmabgabe in Textform nach § 126 b BGB erfolgt. Damit können im Umlaufverfahren auch Stimmen per E-Mail abgegeben werden.

Zu den gesamten oben beschriebenen Verfahren ist zunächst anzumerken, dass diese auch für Delegiertenversammlungen gelten. Für die Vereinsvorstände ist wichtig, dass sie bei den Einladungen die Vereinsmitglieder oder die Delegierten deutlich machen, in welcher Form und auf welche Weise die Versammlung durchgeführt wird oder die Stimmabgabe erfolgen soll. Des Weiteren muss der Vorstand dafür sorgen, dass die Abstimmung nachvollziehbar dokumentiert wird. Dies ist im Falle der schriftlichen Stimmabgabe ohne Teilnahme an der Mitgliederversammlung nach § 5 Abs. 2 Nr. 2 Covid-19-G und im Umlaufverfahren nach § 5 Abs. 3 Covid-19-G eher einfach, da nur die entsprechenden schriftlichen oder textlichen

Stimmabgaben zu archivieren sind. Schwieriger ist dies bei den hier so bezeichneten Online-Versammlungen. Denn hier können die Stimmen im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden. Jeder, der schon einmal eine Video-Konferenz durchgeführt hat bei der eine etwas größere Anzahl von Teilnehmern vorhanden war, weiß, dass es nicht immer ganz einfach ist, die anwesenden Mitglieder festzustellen. Hier ist es sicherlich gut, wenn die Versammlungsleitung zu Beginn der Versammlung durch Aufruf feststellt, wer als stimmberechtigtes Mitglied an der Versammlung teilnimmt. Mit Blick auf die Frage der Dokumentation ist es aus hiesiger Sicht sinnvoll, eine solche eher im Rahmen des sogenannten Chat durchzuführen. Denn hier ist zumindest zu erkennen, welcher Teilnehmer (-Name) wie abstimmt. Der entsprechende Chat-Verlauf lässt sich auch abspeichern. Grundsätzlich könnte man auch den gesamten Konferenzablauf abspeichern, das aber entsprechend speicherintensiv ist. Bei Online-Abstimmungen über Zuruf wird es teilweise schwer sein zu erkennen, ob tatsächlich A zu dem Antrag „ja“ gesagt hat oder nicht doch B. Natürlich kann auch durch die Übersendung von Kennwörtern an die Teilnehmer eine zusätzliche Sicherheit erreicht werden. Hierdurch wird das gesamte Verfahren aber entsprechend umständlicher. Hier liegt es letztlich am Vereinsvorstand, dass für die jeweilige Sitzung geeignete Verfahren zu finden. Wichtig ist aber, dies sei nochmals betont, eine geeignete Dokumentation des Abstimmungsergebnisses.

3.
Die herrschende Meinung geht davon aus, dass die Regelungen über die Mitgliederversammlungen auch für Vorstandssitzungen gelten. Dies ist im Covid-19-Gesetz (erstaunlicherweise) nicht ausdrücklich geregelt. Da nach §§ 28,32 BGB die Regelungen für die Mitgliederversammlung für die Vorstandssitzungen entsprechend gelten, wird man davon ausgehen können, dass dies auch für die Covid-Sonderregelungen gilt.
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